【电子文件归档与电子档案管理制度】随着信息化建设的不断推进，电子文件在各类组织和机构中的应用日益广泛。为规范电子文件的归档管理流程，确保电子档案的安全性、完整性与可用性，制定科学、系统的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本制度旨在明确电子文件从产生、整理、归档到长期保存及利用的全过程管理要求，强化责任分工，提升档案管理效率，保障电子档案的真实性和法律效力。
一、制度核心
| 管理环节 | 管理要求 | 责任主体 |
| 文件生成 | 电子文件应符合国家相关标准，具有可识别性、可读性和可追溯性 | 业务部门/信息中心 |
| 文件整理 | 按照分类规则进行命名、编号、分类，便于检索与管理 | 业务部门/档案管理人员 |
| 归档流程 | 电子文件应在规定时限内完成归档，确保及时性与完整性 | 信息中心/档案室 |
| 存储管理 | 采用安全存储介质，定期备份，防止数据丢失 | 信息中心 |
| 档案维护 | 定期检查电子档案状态，更新元数据，确保长期可用 | 档案管理人员 |
| 利用服务 | 提供电子档案查询、借阅、复制等服务，确保合法合规 | 档案管理部门 |
| 销毁管理 | 对到期或无保存价值的电子档案，按规定程序销毁 | 档案管理部门 |
二、制度实施要点
1. 标准化管理
所有电子文件必须按照统一的格式、命名规则和分类标准进行管理，避免因格式混乱导致使用困难。
2. 职责明确
明确各部门在电子文件生命周期中的职责，形成“谁产生、谁负责”的管理体系。
3. 技术支撑
引入电子档案管理系统（EAM），实现电子文件的自动化归档、存储、检索与维护。
4. 安全保障
建立电子档案的访问权限控制机制，防止未经授权的访问与篡改。
5. 持续改进
定期评估制度执行情况，根据实际运行效果进行优化调整。
三、制度适用范围
本制度适用于所有涉及电子文件处理的单位和部门，包括但不限于：
- 政府机关
- 企事业单位
- 教育科研机构
- 医疗卫生单位
四、附则
- 本制度由档案管理部门负责解释。
- 实施过程中如遇特殊情况，需报请上级主管部门审批后执行。
- 本制度自发布之日起施行。
通过建立健全的电子文件归档与电子档案管理制度，可以有效提升组织的信息管理水平，推动档案管理工作的规范化、制度化和现代化。
