在日常的商务往来、行政管理以及法律事务中，告知函是一种非常常见的正式文书。它主要用于向相关方传达重要信息、通知事项或提出建议。虽然告知函的形式较为简洁，但其内容和格式仍需规范，以确保信息传递的准确性和权威性。

一、告知函的基本定义

告知函是单位或个人在特定情况下，向有关单位、部门或个人发出的一种正式书面文件，用于说明某一情况、传达某种信息或提醒对方注意某项事项。与通知、通告等不同，告知函更强调“告知”功能，通常不带有强制性或命令性。

二、告知函的格式结构

一份标准的告知函一般包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简明扼要，如“告知函”、“关于……的告知函”等。也可根据具体内容进行适当调整，例如“关于……事项的告知函”。

2. 发函单位名称

明确写明发函单位的全称，如“某某公司”、“某某部门”等。

3. 收函单位或个人名称

写明接收函件的对象，可以是具体单位、部门或个人姓名。

4. 正文部分

正文是告知函的核心内容，主要包括以下几方面：

- 开头：说明发函目的，如“现就……事宜告知如下”。

- 详细说明告知事项的具体内容，包括时间、地点、原因、要求等。

- 结尾：表达希望对方理解、配合或采取相应措施的意愿。

5. 落款

包括发函单位的盖章、负责人签字以及发函日期。

6. 附件（如有）

若有相关材料或证据作为补充，可在结尾处注明“附件：……”。

三、告知函的写作要点

1. 语言简洁明了

告知函应避免使用复杂、模糊的语言，尽量做到条理清晰、重点突出。

2. 语气正式得体

虽然告知函不是命令性的公文，但仍需保持一定的正式语气，体现出专业性和严肃性。

3. 信息准确无误

所有涉及的时间、地点、数据等必须真实可靠，避免因信息错误导致误解或纠纷。

4. 逻辑清晰

内容应按照“背景—事实—要求—期望”的顺序展开，使读者能够迅速理解函件主旨。

四、告知函的常见应用场景

- 商务合作中对合同条款的解释或补充说明；

- 行政机关对政策变动的通知；

- 公司内部对员工工作安排或制度调整的告知；

- 法律事务中对诉讼进展或程序变更的通报。

五、告知函的写作范例

告知函

致：某某有限公司

主题：关于合同履行情况的告知

尊敬的贵公司：

首先感谢贵公司在过去合作中的支持与配合。现就我方与贵公司签订的编号为XXXX的合同履行情况作如下说明：

根据合同约定，贵公司应在2024年5月31日前完成全部货物交付。截至目前，我方尚未收到贵公司提供的任何货物。为此，我方已多次通过电话及邮件与贵公司沟通，但未得到明确答复。

鉴于此，我方特此函告，望贵公司尽快确认交货安排，并在收到本函后五个工作日内给予书面回复。如贵公司无法按时履约，我方将保留依法追责的权利。

特此告知。

此致

敬礼！

发函单位：某某贸易有限公司

联系人：张经理

联系电话：138XXXXXXX

日期：2024年6月5日

以上就是关于告知函的格式及写法的相关介绍，希望能为您的实际应用提供参考与帮助。在撰写过程中，务必注重格式的规范性与内容的准确性，以确保函件的有效性与权威性。