为了规范企业内部的人事管理工作，确保员工信息的安全与完整，特制定本《人事档案管理制度》。该制度旨在明确人事档案的管理流程和责任分工，提升工作效率，同时保障员工权益。

一、档案管理范围

本制度适用于公司所有在职及离职员工的人事档案管理。档案内容包括但不限于以下几类：

- 员工基本信息（如身份证复印件、学历证明等）

- 入职申请表及相关材料

- 劳动合同及补充协议

- 绩效考核记录

- 培训与发展记录

- 奖惩记录

- 离职手续办理文件

二、档案管理职责

1. 人力资源部

负责公司整体人事档案的建立、更新、保管及销毁工作。需定期检查档案完整性，并确保信息安全。

2. 部门负责人

协助人力资源部收集员工在部门内的相关工作表现记录，并及时提交至HR部门存档。

3. 员工本人

配合提供个人相关信息，并对档案中的错误或遗漏提出修改建议。

三、档案管理流程

（一）档案建立

新员工入职时，由人力资源部负责收集其入职所需的全部资料，并整理归档。档案应分类存放，便于日后查阅。

（二）档案更新

员工个人信息如有变动（如联系方式、家庭地址等），应及时通知HR部门进行档案更新。对于职务调整、奖惩情况等重要事项，也需同步更新档案。

（三）档案查阅

任何涉及档案查阅的行为都必须经过批准。一般情况下，只有员工本人或授权代表可以查看自己的档案；若因工作需要查询他人档案，则需经上级领导同意并登记备案。

（四）档案保存期限

根据国家法律法规要求，员工档案至少保存至员工离职后两年。超过保存期限且无特殊用途的档案可按规定程序销毁。

四、档案安全保障措施

1. 所有人事档案均需妥善保管，避免丢失或损坏。

2. 档案存储区域应设置门禁系统，并限制无关人员进入。

3. 对于电子版档案，应采取加密存储方式，并定期备份以防数据丢失。

4. 定期组织培训，提高员工对档案保密意识的认识。

五、违规处理规定

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处罚。如因不当操作导致档案泄露或损毁，责任人需承担相应法律责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司人力资源部所有。如有未尽事宜，将另行补充修订。

通过严格执行本制度，我们期望能够建立起一套科学合理的人事档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。全体员工应当充分认识到人事档案的重要性，并积极参与到这一过程中来，共同维护良好的工作环境。

以上即为《人事档案管理制度》的主要内容。希望每位同事都能严格遵守相关规定，共同努力营造一个高效、有序的工作氛围。