为了规范公司的档案管理工作，确保各类文件资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在通过科学化、规范化的方式管理档案，提高工作效率和服务质量。

一、档案管理原则

1. 统一管理：公司所有档案由行政办公室统一归口管理，各部门需配合完成相关工作。

2. 分类存放：根据档案性质的不同，实行分类存放，便于查找与使用。

3. 安全保密：严格遵守保密规定，防止泄露重要信息。

4. 及时更新：定期检查档案状态，及时补充新产生的档案材料。

二、档案收集范围

1. 公司成立至今的所有正式文件；

2. 各类会议记录及其决议；

3. 人事档案，包括员工入职申请表、劳动合同等；

4. 财务报表及相关凭证；

5. 技术资料，如产品设计图纸、研发报告等；

6. 法律事务文件，例如合同文本、法律咨询意见书等；

7. 其他具有保存价值的历史文档。

三、档案整理流程

1. 收集：各部门按照规定将需要存档的文件送交至行政办公室；

2. 分类：依据档案类别进行初步分类；

3. 编号：为每份档案赋予唯一编号以便于检索；

4. 归档：将整理好的档案放入指定位置妥善保管；

5. 检查：定期对库存档案进行全面清点核查，确保无遗失或损坏现象发生。

四、查阅权限控制

1. 内部人员因工作需要查阅档案时，须经部门负责人批准，并填写《档案借阅登记表》后方可借出；

2. 对外单位或个人提出的查阅请求，原则上不予受理；确有必要者，则必须经过总经理特别授权；

3. 所有借出的档案均需按时归还，不得私自复印或者带走原件。

五、电子化管理措施

随着信息技术的发展，逐步推行电子化管理模式：

1. 将纸质版档案扫描成电子版存储；

2. 建立完善的数据库系统，方便快速查询；

3. 加强网络安全防护措施，避免数据丢失或被篡改。

六、责任追究机制

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚：

1. 擅自销毁档案者，将面临严重警告直至开除处分；

2. 泄露机密信息造成损失的，将依法追究法律责任；

3. 因疏忽导致档案受损无法恢复使用的，相关人员需承担赔偿责任。

七、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司所有。未来如有修改或补充内容，将以书面形式另行通知全体员工。

通过上述一系列规章制度的确立和完善，相信能够有效提升我们公司在档案管理方面的整体水平，为企业的长远发展奠定坚实基础。希望全体员工能够共同遵守并积极参与进来，共同努力营造一个更加高效和谐的工作环境！