为了规范本单位或组织的文件与档案管理工作，确保各类文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本办法。本办法适用于所有涉及文件归档、存储、调阅及销毁等环节的操作流程。

一、文件管理的基本原则

1. 合法性原则：所有文件的产生和处理必须符合国家法律法规及相关行业规定。

2. 保密性原则：对于涉及机密信息的文件，应严格遵守保密制度，防止信息泄露。

3. 完整性原则：确保每一份文件的内容真实、准确，并保持其原始状态不被篡改。

4. 时效性原则：及时对新产生的文件进行分类整理并归档，避免因延误导致的信息遗失。

二、文件的收集与整理

- 收集范围：包括但不限于会议记录、合同协议、财务报表、人事档案等重要文档。

- 分类标准：根据文件性质（如法律类、技术类）、时间顺序或者项目类别来进行科学合理的分类。

- 格式统一：要求所有电子版文件采用标准化模板填写，并以PDF格式保存；纸质版则需保证字迹清晰、页面整洁。

三、档案的存储方式

- 物理存储：设立专门的档案室用于存放长期保存的重要文件，同时配备防火防盗设施。

- 数字存储：建立完善的数据库系统，将数字化后的文件上传至云端服务器或其他安全可靠的存储介质中。

- 定期检查：每年至少一次对存档情况进行全面盘点，发现问题立即整改。

四、档案的利用与借阅

- 申请程序：任何部门和个人在需要查阅档案时，均须提前提交书面申请，并经相关负责人审批同意后方可办理手续。

- 使用权限：根据岗位职责划分不同级别的访问权限，未经授权不得擅自复制或传播敏感资料。

- 归还期限：原则上借出的档案应在指定时间内返还，逾期未还者将追究责任。

五、档案的销毁

当某些文件达到规定的保管年限且不再具有保存价值时，可以按照以下步骤执行销毁程序：

1. 列出待销毁清单；

2. 经领导批准后集中处理；

3. 使用专业设备彻底粉碎纸质材料，对于电子数据则采取永久删除的方式。

通过上述措施的有效实施，不仅能够提高工作效率，还能有效保障单位内部信息的安全稳定运行。希望全体员工能够共同遵守本办法的各项规定，为构建和谐高效的办公环境贡献力量！

以上即为《文件档案管理办法》全文，请各位同事认真学习并严格执行！