为规范企业内部人事档案管理，确保员工信息的完整性、准确性与安全性，提升人力资源管理的科学化和规范化水平，特制定本《人事档案管理制度》。本制度适用于公司全体员工，涵盖档案的建立、保管、使用、更新及销毁等各个环节。

一、总则

1. 人事档案是记录员工个人信息、工作经历、教育背景、奖惩情况等内容的重要资料，是公司进行人事管理、薪酬发放、职务晋升、绩效考核等工作的基础依据。

2. 人事档案管理工作应遵循“统一管理、分级负责、真实完整、安全保密”的原则，确保档案资料的真实性和时效性。

3. 人事部门负责人事档案的日常管理，其他相关部门应积极配合，确保档案资料的及时更新与准确传递。

二、档案内容

1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、家庭住址等。

2. 教育背景：学历证书、学位证书、毕业院校、专业、学习时间等。

3. 工作经历：历任岗位、任职时间、工作单位、离职原因等。

4. 职务变动记录：岗位调整、晋升、降职、调动等情况。

5. 奖惩记录：获得的荣誉、表彰、奖励以及违纪处理情况。

6. 其他相关材料：劳动合同、入职登记表、离职手续、培训记录等。

三、档案管理职责

1. 人事部门负责档案的收集、整理、归档、保管及调阅工作。

2. 各部门负责人需配合人事部门，及时提供员工相关信息，并确保资料的真实性与完整性。

3. 档案管理人员应定期检查档案保存状况，防止遗失、损坏或泄露。

四、档案使用与调阅

1. 员工本人可凭有效证件申请查阅个人档案，经人事部门审批后方可办理。

2. 公司内部因工作需要调阅档案的，须填写《档案调阅申请表》，并经相关部门负责人签字确认。

3. 外部机构如需调阅员工档案，必须出具正式函件，并经公司领导批准后方可办理。

五、档案更新与维护

1. 员工信息发生变动时，应及时向人事部门提交相关证明材料，由专人负责更新档案内容。

2. 每年对档案资料进行一次全面核查，确保信息的准确性与时效性。

3. 对于已离职员工的档案，应按规定进行归档保存，保存期限按照国家相关规定执行。

六、档案保密与安全

1. 人事档案属于公司内部重要资料，严禁私自复制、外传或泄露。

2. 档案管理人员应严格遵守保密制度，未经许可不得向无关人员提供档案信息。

3. 档案存放场所应具备防火、防潮、防盗等基本安全条件，确保档案的安全性。

七、档案销毁

1. 对于超过保存期限且无继续保留价值的档案，应按照公司规定程序进行销毁。

2. 档案销毁前需填写《档案销毁申请表》，经人事部门审核、公司领导批准后方可执行。

3. 销毁过程应有专人监督，确保档案资料彻底清除，防止信息泄露。

八、附则

1. 本制度由公司人事部门负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过本制度的实施，将进一步加强公司人事档案管理的规范化、制度化水平，为企业的人力资源管理提供有力保障。