【业务软件管理制度】为规范公司内部业务软件的使用、管理与维护，确保软件资源的合理配置和高效利用，保障信息安全和业务连续性，特制定本《业务软件管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的各类业务软件的采购、安装、使用、更新、停用及报废等全过程管理。

一、适用范围

本制度适用于公司所有业务相关的软件系统，包括但不限于办公自动化系统、客户关系管理系统（CRM）、财务管理系统、项目管理平台等。凡涉及上述系统的使用、维护及管理的相关人员，均应遵守本制度的规定。

二、职责分工

1. 信息管理部门：负责业务软件的统一规划、采购、部署、维护及技术支持；

2. 使用部门：负责提出软件需求，配合信息管理部门进行系统测试与验收，并确保本部门员工正确使用软件；

3. 财务部门：负责业务软件采购费用的审核与支付；

4. 合规与审计部门：负责对软件使用情况进行监督与检查，确保符合公司政策及法律法规要求。

三、软件采购与审批流程

1. 各部门如需新增或升级业务软件，应填写《软件申请表》，说明使用目的、功能需求及预算情况；

2. 申请经部门负责人签字后，提交至信息管理部门进行可行性评估；

3. 信息管理部门根据评估结果，组织相关部门进行讨论并形成采购建议；

4. 最终采购方案由公司管理层审批通过后执行。

四、软件安装与使用管理

1. 所有业务软件必须由信息管理部门统一安装，禁止私自下载或安装未经批准的软件；

2. 使用人员应严格按照操作手册或培训内容进行操作，不得擅自更改系统设置或数据结构；

3. 软件使用过程中如发现异常或故障，应及时向信息管理部门报告，不得自行处理。

五、软件版本更新与维护

1. 信息管理部门定期对现有业务软件进行版本检查，及时发布更新补丁或新版本；

2. 更新前应进行充分测试，确保不影响现有业务运行；

3. 各使用部门应积极配合更新工作，确保系统稳定运行。

六、软件停用与报废

1. 对于不再使用的业务软件，使用部门应提前一个月向信息管理部门提交停用申请；

2. 信息管理部门确认后，安排数据备份及系统下线工作；

3. 停用软件应按照公司档案管理规定进行归档保存，必要时可进行销毁处理。

七、安全与保密管理

1. 业务软件中涉及的敏感数据应严格遵循公司信息安全管理制度，防止泄露；

2. 系统管理员应定期检查权限分配，确保用户仅访问其职责范围内的数据；

3. 禁止将业务软件账号密码泄露给无关人员，严禁使用他人账户进行操作。

八、附则

1. 本制度由信息管理部门负责解释和修订；

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关制度同时废止。

通过本制度的实施，公司将进一步提升业务软件的管理水平，保障信息系统安全稳定运行，提高整体工作效率和业务响应能力。