在日常办公和管理工作中，文书档案的归档与整理是一项基础而重要的任务。它不仅关系到信息的保存与利用效率，还直接影响到组织运作的规范化程度。为了确保文书档案管理工作科学化、系统化，特制定以下归档整理规范。

一、归档范围

凡是在工作过程中形成的具有查考价值的文字材料、图表、声像资料等均应纳入归档范围。具体包括但不限于：

- 各类正式文件（通知、报告、请示等）；

- 内部会议记录及决议；

- 财务报表及相关凭证；

- 合同协议文本；

- 工程项目相关文档；

- 员工培训资料；

- 其他需要长期保存的重要资料。

二、归档时间

原则上要求所有应归档材料应在形成后的一个月内完成整理并归入档案室。对于年度总结性材料，则需在次年的第一季度内完成归档。

三、分类方法

根据档案的内容性质进行合理分类是保证日后查阅便捷的关键步骤之一。常见的分类方式有按年度分类、按问题分类以及按机构分类三种模式。实际操作中可根据单位具体情况灵活选择适合的方式。

四、编号规则

为便于管理和查找，每份档案都必须赋予唯一的标识码。编号通常由字母加数字组成，其中字母代表类别代码，数字则表示流水号。例如：“WJ-2023-001”表示2023年形成的第1件文字符号档案。

五、装订要求

档案装订时应注意以下几点：

- 使用结实耐用的封面纸张；

- 确保页面平整无折皱；

- 按顺序排列好每一页内容；

- 避免使用金属物品固定以免损坏纸张；

- 在适当位置粘贴标签注明标题、日期等内容。

六、保管环境

档案库房应保持适宜的温湿度条件，并采取有效措施防止虫害侵袭。同时还要定期检查库存状况，及时修复破损严重的档案。

七、借阅制度

建立健全档案借阅审批流程，明确责任人权限范围。未经批准不得随意复制或外借档案原件。借出期间要做好登记备案工作，归还时要仔细核对是否完整无缺。

通过严格执行上述各项规定，可以有效地提高文书档案管理水平，促进工作效率提升，为长远发展奠定坚实基础。希望全体员工能够充分认识到这项工作的重要性，在实际工作中认真贯彻执行本规范要求。