为了进一步规范公司人事管理流程，确保员工信息的安全性和完整性，同时提升人力资源管理的效率与透明度，特制定本《人事档案管理制度》。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，旨在明确档案收集、整理、保管及使用的具体要求。

一、档案管理范围

1. 员工基本信息：包括但不限于个人简历、身份证复印件、学历证明、职业技能证书等。

2. 入职材料：如劳动合同、录用通知书、试用期考核表等。

3. 在职期间资料：培训记录、绩效评估报告、奖惩记录、岗位调整文件等。

4. 离职相关文件：辞职申请书、解除劳动合同协议书、离职交接清单等。

二、档案管理职责分工

- 人力资源部：负责全公司的人事档案管理工作，包括档案的接收、分类存档、更新维护以及定期检查。

- 部门负责人：协助人力资源部完成本部门员工档案的补充和完善工作。

- 员工本人：需及时向人力资源部提供最新的个人信息变动情况，并对所提供信息的真实性负责。

三、档案收集与整理

1. 新员工入职时，由人力资源部统一收集所需资料并进行初步审核；对于不符合要求的部分，应及时通知员工补充完整。

2. 所有纸质文档应按时间顺序排列归档，电子版则需上传至指定系统内存储。

3. 每位员工对应一份独立档案袋或文件夹，封面注明姓名、职位等基本信息。

四、档案保管措施

1. 纸质档案需放置于专用柜中上锁保存，避免随意翻阅；电子档案须设置密码保护，并定期备份以防丢失。

2. 定期清理过期或无用的文件，保持档案库房整洁有序。

3. 建立访问登记制度，任何查阅档案的行为都必须经过批准，并详细记录访问者身份、目的及时间。

五、档案使用规定

1. 内部查阅：原则上仅限于工作需要时方可查阅，且须事先获得相关领导同意。

2. 对外提供：未经公司授权，不得将档案内容泄露给第三方机构或个人。

3. 复印件管理：复印档案时需标明用途，并由经办人签字确认。

六、违规处理

凡违反上述规定者，视情节轻重给予警告直至辞退处分；若因失职导致档案损毁或泄露造成经济损失或其他不良后果的，将依法追究责任。

以上即为我司现行的人事档案管理制度，请各位同事严格遵守执行。如有疑问或建议，请随时联系人力资源部反馈。我们希望通过科学合理的管理制度，共同营造一个公平公正的工作环境！

请注意，此版本已根据您的需求进行了适当调整，力求降低AI检测率的同时保证内容的专业性和实用性。希望这份制度能够满足您的实际需求！