在现代企业运营中，合同档案管理是一项至关重要的工作。它不仅关系到企业的合法权益保护，还直接影响到企业的日常运作效率和长远发展。为了确保合同档案管理工作的规范化与高效化，特制定以下工作流程及规范。

一、合同档案的收集与整理

1. 合同签署后的收集

合同签订后，相关部门应在第一时间将合同文本提交至档案管理部门。提交时需附带合同审批表及相关附件，如报价单、采购计划等支持性文件。

2. 分类归档

根据合同性质进行分类归档，例如按业务类型（销售合同、采购合同）、时间顺序或金额大小等标准划分。确保每一类合同都有清晰的标识和编号。

3. 电子化存档

将纸质版合同扫描成电子文档，并存储于公司内部服务器上。同时，建立完善的目录索引系统，方便日后检索查询。

二、合同档案的保管

1. 安全存放

纸质合同应存放在专用保险柜内，避免受潮、虫蛀等问题；电子版则需定期备份，并设置访问权限，防止未经授权人员查看。

2. 定期检查

每季度对所有合同档案进行一次全面检查，确认无损毁、丢失等情况发生。对于即将到期的合同，提前通知相关部门续签或终止。

3. 环境控制

保持档案室温度适宜（一般为14℃-24℃），湿度控制在45%-60%之间，以延长合同文件的保存寿命。

三、合同档案的使用与借阅

1. 申请程序

凡需查阅或借用合同档案者，必须填写《合同档案借阅登记表》，并经部门负责人签字批准后方可办理相关手续。

2. 使用限制

借出的合同仅限于办公场所内使用，不得擅自携带外出。使用完毕后应及时归还，并由档案管理人员核对确认无误。

3. 记录追踪

对每次借阅行为均需详细记录，包括借用人姓名、用途、归还日期等内容，便于后续审计核查。

四、合同档案的销毁

1. 评估标准

当合同履行完毕且不再具有法律效力时，可考虑将其列入销毁清单。但涉及重要项目或长期合作的合同需保留至少五年以上。

2. 审批流程

拟销毁的合同须经过法务部审核同意，并报请总经理批准后方可执行。销毁过程中需两人以上共同监督，确保万无一失。

3. 环保处理

销毁方式应符合国家环保法规要求，优先选择物理粉碎而非化学焚烧等方式。

通过上述流程与规范的实施，可以有效提升合同档案管理水平，为企业健康发展提供坚实保障。希望全体员工能够严格遵守相关规定，共同维护好公司的利益与形象。